新人教育に効果的な、リモートワークにおすすめのWEBサービスを2つ挙げます
こんなに長くなるとは思っていなかったリモートワークも1年が過ぎました。2020年に至っては3月下旬から数えると、私が会社に通勤したのはわずか10日。課題はいろいろありますが、こと定型業務では特に問題は起こらないことがわかりました。コロナ禍が終わってもある程度リモートワークは続ける方針です。弊社の場合女性社員がほとんど。リモートワークができれば、ライフステージの変化に対応しやすいはずです。
そんなコロナ禍で始まったリモートワークの折に大活躍したツールを紹介すると、AsanaとDialpadの力が大きかったなあと思います。
Asanaとは
チームで使えるタスク管理ツールで、カレンダービューやガントチャートに似たタイムラインビュー等が用意されています。多機能に見えるのですが、非常にシンプルなツールで、運用次第でありとあらゆる使い方ができるところが気に入っています。プロジェクトをポータルサイトのようにする事もできますし、タスクをマニュアルのようにする事もできれば、WEB経由の問い合わせを任意のスタッフに割り当てることもできます。zapierと併用すればさらに半自動化が叶います。
↑社内wikiの一例
難を言えば、シンプルでありつつもいろいろなことができすぎてしまうので、業務の実態に合わせてどんな運用をしていくかある程度設計しないと使う側が混乱をきたすことでしょうか。
ひつじぐもの使い方一例
- デザイン依頼プロジェクト
- 採用の進捗管理（いわゆる簡易ATSツール）
- 品質管理のチェックリスト
- 入社オンボーディング
- 議事録
よくスタッフが「Asanaがないと今頃どうなっていたことか……」と言っているので、私が思っている以上に便利なんだと思います。新入社員が入った時は基本、どれだけの定型業務を素早く引き継いでいくかというのが肝になりますが、それにもAsanaは大活躍しますね。
ただ、タイムライン機能は使いどころが難しいので、大規模なスケジュール管理には正直向かないというのが印象です。
Dialpadとは
ピュアクラウド型のビジネス電話システム です。
なんのこっちゃって感じなんですが、要するに会社にあった電話や内線を全て廃止し個人の携帯やPCで電話機能を使用するために契約しました。MTGは主にGoogleMeetなんですが、「ちょっとだけこれ聞きたい」という時の声かけを何でするかって意外と悩ましい問題だったりしませんか？ チャットだとタイムラグがあるんですよ。時差か。
ツールのアカウントを割り当てただけでは不十分で、スピード感を持って仕事をするためには、「気になることがあったらDialPadで聞いて」というのを繰り返して定着させる必要があります。
主なチャットツールにも電話機能があるんですが、しっかり通知を鳴らしてくれるのはDialPadだけなんですよね……。音質的もまったく問題がないし、何よりスマホでもPCからでも受電できるって楽ですよ。社内で突発でMTGをする場合、DialPadで声かけしてもらってGoogleMeetの固定のルームに移動することが多いです。デスクフォンのように転送が使えますし、受電した際に三者通話ができるのが便利で気に入っています。
リモートワーク前提だと受電したAさんもオフィスにおらず書類の確認ができないみたいなことが起こりえますが、三者通話を使えば、オフィスにいるBさんにリアルタイムでサポートしてもらうことが可能なんですね。
チャット機能もあるので、まだチャットを導入してないという場合、チャットも入手できることになります。
一点困惑した点と言えば、契約のしかたがわからずウェビナーにまで参加しないといけなかったこと。窓口はSoftbankさんのみで、フォームからライセンスを申請するという不親切なフローになってます。
Dialpad オンライン見積り・お申し込み｜法人のお客さま｜ソフトバンク
まとめ
ティール組織とかだとDialPadいらないかなとかあるんですが、ある程度新人が入社することを想定すると、上記の2ツールは本当に便利です。うまく運用に乗せるのはそこそこ時間がかかりますが、乗ってしまえば手間いらずかと思いますので、新人につきっきりで時間がなくなるというようなチームには特におすすめしたいですね。
今夜も多分、時の神殿に行く
その神殿の存在に気付いたのは祖母が亡くなってしばらくのことでした。 私はもともとイメージ力が強く、突然脳に絵が克明に浮かぶことがあります。夜、祖母のことを考えると、神殿が出てくるんですね。砂漠の片隅の高い岩山。さらにその奥にひっそりと建った神殿。
その神殿に入ると、自分は6歳くらいの子供に戻ってるんです。不思議ですね。
神殿で亡くなった人に会えるとかそういうのではなくてそこは過去を見る場所です。10畳くらいの広間に砂岩で作られたような硬い床の上に赤い絨毯が広がっています。子供の私はそこに座って、シーツみたいな布を張って、映写機が映し出す映像を見ています。その映像は過去の記憶で、映画を見るように見るのです。好きな映像を選べます。でもそのフィルムも思ったほど数が多くありません。同じ記憶を繰り返し見ているんですよね。自分が10歳とかそこらの、本当に些細な、こんなの覚えてたんだっていうような記憶を。
自分で考えても変なんですよね。 記憶なんだからそのまま見ればいいのにわざわざ神殿に入って映写機に映された映像を見なきゃいけない。 しかも、自分のことを子供だと認識しているくらいだから、より神視点ですよ。映像を見る子供を背後から見ている自分は何なんだっていう。
終わるとシーツは上がり、祭壇らしき中央に祖母の写真が飾られているのが見えます。これは実際のリビングにもある写真です。神殿から外に出ると、一面の砂漠が広がっている。頭上には月が。
祖母は小学校の教師をしていて歌が上手でした。よく童謡を歌っていました。「月の砂漠」の歌を聞きながら、見たことのない砂漠を想像したものです。だからこの神殿は砂漠にあるのかもしれない。だってここはおそらく祭壇ですから。心の中の祭壇。自分だけの祭壇。
もっと写真や動画を撮ってれば良かったなーって思います。動画が携帯で取れるようになったのは最近のことなんだと今更ながら思い知らされます。あまり自分の記憶のフィルムの在庫がありません。たくさん思い出があったはずなのに。それをアーカイブ（フィルム化）する作業もそこで行っている気がします。いつまでも覚えていたい。ですが、記憶も神殿も間違いなく風化していきます。いつかこの神殿に来なくなる日がくるのでしょうか。それはまだわかりません。
なぜKPIは形骸化するのか
少し前、報告書のひな形を何点か刷新しました。そして思ったんです。 KPI って面白い！ って……。以前、プランナー出の経営者が「自分はパラメーター調整が好きで一日中いじってしまう」とおっしゃっていたことがあるんですが、 確かにやってる事はシミュレーションゲームなんですよね。うまく仕組みが動いていくのを想像する期待感とやワクワク感も超！ 似ています。
続きを読む作り手と消費者の温度差をどう埋めるか
通販ページの「お客様の声」を月1でチェックしています。
見ていていつも思うのは梱包や対応についての言及が予想以上に多いことです。商品の内容は調べて購入なさっているでしょうし、今はDL（ダウンロード）配信を利用する選択もあるので、あえて送料がかかる公式通販で購入するというのはお客様にとって特別なことだと思います。
一方で企業にとり受発注・発送・カスタマーサポートといった事務作業は、ミスなく迅速に丁寧であることが求められます。それ以上でもそれ以下でもないということも多いかもしれません。
ただ、前述したようにもはやパッケージを手にする、公式で買い物をするっていうのは他のお手軽な選択肢がある以上、お客様にとって特別な体験であるべき、なんですよね。特に対面販売が存在しないような企業では、カスタマーサポートがお客様と唯一接するところでもあるので、実際はかなり大事な役どころなんだと思います。
しかしたとえば梱包がどれだけ大事なんだろうか？ と思うと、個人の感覚としては正直よくわからないのです。そこは個人個人で違うところでしょうし、製作スタッフからすれば、梱包が大事だとか自社の発送体制が製品の評価に影響しているというところまで気が回らないかもしれませんが、本当は正解があるのかもしれない、そしてそれを理解できていないだけなのかもなんてこともよく考えます。
クリエイターはともすればその辺のラーメン屋のおっさんみたいに「うちのラーメンは最高。気に入らねえヤツはとっとと帰れ」みたいになる要素を多分に孕んでいますが（でもこの全能感がなければクリエイトなんてできないとも思う）、逆に市場の評価を気にしすぎて精神を病む方もいますので、市場じたいの評価をクリエイターレベルが気にするのはよろしくないとも思っているので、これは完全に企業の話です。
じゃあどうするのか？ ということですが、それは上司が正しくFBすることに他なりません。より責任が重い人が正しく市場を知り顧客を知り、指示をしていくという面倒くさく、古くからされてきたやり方です。しかしまたこの顧客を知るというのが難しいです。昨今いろんな企業や人が炎上しますが、「不利益を被らせてやろう」なんて考えている企業なんてありえなくて、むしろ「ここで喜んでほしい」という100%善意の結果だったりします。それはお客様のウォントを取り違えているのですが、意外と気づかないものです。なので企業は新卒の方や異業種の方を定期的に採用して組織の若返りをはかるのだと思います。
ひとつ言えるのは、企業がそういった顧客の優先順位や望みとどんどん隔たっていき、フィードバックされるものが何もない、あるいは正しくないという事は企業にとって恐怖でしかないということです。作り手＜企業＞と消費者の温度差はできるだけ少ない方がいい。にも関わらず、企業は構成する人間がその業務のレベルを突き詰めれば突き詰めるほど、顧客からは離れていく恐れがあるのです。なので情報の吸い上げを行い、クオリフィケーションを行って正しく現場にフィードバックする仕組みが大事だと思います。
コロナ前は、雑談レベルでそういった情報が入ってくることもありましたが、ほぼほぼリモートで全てが動いていく今は偶然耳に入るということ自体が少なくなりました。報告をしっかりと上げていくのは思いのほか大変だと感じます。ただその報告をもとに判断をしていくというある意味基本的なところが重視されているとも言えるので、悲観せず、そこをこれからも淡々と頑張っていきましょう。
なぜアウトプットは重要なのかについて考えた
