新人教育に効果的な、リモートワークにおすすめのWEBサービスを2つ挙げます
こんなに長くなるとは思っていなかったリモートワークも1年が過ぎました。2020年に至っては3月下旬から数えると、私が会社に通勤したのはわずか10日。課題はいろいろありますが、こと定型業務では特に問題は起こらないことがわかりました。コロナ禍が終わってもある程度リモートワークは続ける方針です。弊社の場合女性社員がほとんど。リモートワークができれば、ライフステージの変化に対応しやすいはずです。
そんなコロナ禍で始まったリモートワークの折に大活躍したツールを紹介すると、AsanaとDialpadの力が大きかったなあと思います。
Asanaとは
チームで使えるタスク管理ツールで、カレンダービューやガントチャートに似たタイムラインビュー等が用意されています。多機能に見えるのですが、非常にシンプルなツールで、運用次第でありとあらゆる使い方ができるところが気に入っています。プロジェクトをポータルサイトのようにする事もできますし、タスクをマニュアルのようにする事もできれば、WEB経由の問い合わせを任意のスタッフに割り当てることもできます。zapierと併用すればさらに半自動化が叶います。
↑社内wikiの一例
難を言えば、シンプルでありつつもいろいろなことができすぎてしまうので、業務の実態に合わせてどんな運用をしていくかある程度設計しないと使う側が混乱をきたすことでしょうか。
ひつじぐもの使い方一例
- デザイン依頼プロジェクト
- 採用の進捗管理（いわゆる簡易ATSツール）
- 品質管理のチェックリスト
- 入社オンボーディング
- 議事録
よくスタッフが「Asanaがないと今頃どうなっていたことか……」と言っているので、私が思っている以上に便利なんだと思います。新入社員が入った時は基本、どれだけの定型業務を素早く引き継いでいくかというのが肝になりますが、それにもAsanaは大活躍しますね。
ただ、タイムライン機能は使いどころが難しいので、大規模なスケジュール管理には正直向かないというのが印象です。
Dialpadとは
ピュアクラウド型のビジネス電話システム です。
なんのこっちゃって感じなんですが、要するに会社にあった電話や内線を全て廃止し個人の携帯やPCで電話機能を使用するために契約しました。MTGは主にGoogleMeetなんですが、「ちょっとだけこれ聞きたい」という時の声かけを何でするかって意外と悩ましい問題だったりしませんか？ チャットだとタイムラグがあるんですよ。時差か。
ツールのアカウントを割り当てただけでは不十分で、スピード感を持って仕事をするためには、「気になることがあったらDialPadで聞いて」というのを繰り返して定着させる必要があります。
主なチャットツールにも電話機能があるんですが、しっかり通知を鳴らしてくれるのはDialPadだけなんですよね……。音質的もまったく問題がないし、何よりスマホでもPCからでも受電できるって楽ですよ。社内で突発でMTGをする場合、DialPadで声かけしてもらってGoogleMeetの固定のルームに移動することが多いです。デスクフォンのように転送が使えますし、受電した際に三者通話ができるのが便利で気に入っています。
リモートワーク前提だと受電したAさんもオフィスにおらず書類の確認ができないみたいなことが起こりえますが、三者通話を使えば、オフィスにいるBさんにリアルタイムでサポートしてもらうことが可能なんですね。
チャット機能もあるので、まだチャットを導入してないという場合、チャットも入手できることになります。
一点困惑した点と言えば、契約のしかたがわからずウェビナーにまで参加しないといけなかったこと。窓口はSoftbankさんのみで、フォームからライセンスを申請するという不親切なフローになってます。
Dialpad オンライン見積り・お申し込み｜法人のお客さま｜ソフトバンク
まとめ
ティール組織とかだとDialPadいらないかなとかあるんですが、ある程度新人が入社することを想定すると、上記の2ツールは本当に便利です。うまく運用に乗せるのはそこそこ時間がかかりますが、乗ってしまえば手間いらずかと思いますので、新人につきっきりで時間がなくなるというようなチームには特におすすめしたいですね。
