2人以上ができないと言ったら、それはやる価値がある
ある題材をプロジェクトに取り扱いたいが、規制の関係でできないという人がいた。
とはいえ、特に文章でこれこれがいけない、とされているものでもない。つまりエビデンスはない。
いくらでもやりようはある
と私自身は思っていたから、やりたいのならやればいいと応援していた。しかし本人の考えは、一向に変わることがない。
その話題になったのは偶然のようだが、先日、取引先との打ち合わせでその題材は扱えないと言われて、むしろ本人の中で決定打になってしまったようだった。
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2015年にやった一つ、バックオフィス業務の効率化
バックオフィス業務における課題
企業活動というのはつまり、営業活動です。
バックオフィス業務は直接的には利益を生みません（コスト削減はできますが）。営業活動をする際に目標が掲げられるとすれば、そこにはバックオフィス業務のコストがかかってきます。
現場で働く人が総務、事務や経理をする人のコストを背負っている。
となれば、これらのバックオフィス業務に期待するのは主に以下となります。
- 営業スタッフ（ひつじぐもではイラストレーターやシナリオライターを含みます）が仕事をする上で、彼らがより円滑に仕事をできるようにサポートする
- 売上をあげられない以上、コスト削減という目標を持ち、遂行していく
これらが円滑に回らなかった場合どうなるか？
管理のための管理業務を増やしたり、「仕事」ではなく「人」を管理するようになります。
というのを、2014年に思い知った私は、契約期間が満了したのを機に、バックオフィス業務の棚卸を始めました。
具体的に何をしたか？
まず、全てを自分でやってみることから開始しました。
商品管理はルーチンワークが多かったので、まずはこれらの業務フローを書き出し、マニュアル化していくことにしました。
ちょうどシステムを移行する予定だったため、この過程で販売・在庫管理システムも相当問い合わせやテストをして、今のシステムに落ち着いています。クラウドサービスなので、どこからでも商品リストや在庫数を確認することができます。
仕事の属人化を防ぐ
その中で一番気をつけたのが、仕事の属人化でした。
仕事の属人化は前年で懲りました。
以前は、資材がどこにあるかとか、商品がどこにあるかは特定のスタッフしか知り得ないことだったのです。
これは私が一度担当したことで、ある程度バックオフィス業務に関しては防げるようになっています。
「明日私が死んだら会社はどうなるんだろう」
とか、
「明日休みたいかもしれないのに自分しかできない仕事があったら行かなきゃいけない。それはいやだ」
よく考えます。だから、引き継げるように……。
商品管理を例にすると、何ヶ月かかけて、以下のようなマニュアルが完成しました。
01 作業標準書
02 取引先へ商品を送る時の手順書
03 別の倉庫から商品を発送する
04 ＜15日、月末＞売掛・請求【買取販売の取引先】
05 ＜月初＞売掛・請求【委託販売の取引先】
06 ＜月初＞店舗毎の売掛・請求【委託販売の取引先】
...
この時の私が幸運だったのは、その時に入社した方がいたので、全部やらせてみたことでした。
最初は、見ているだけでいいと言って、本当に見るだけにさせました。後々、この見るだけというのがすごく役に立ったと本人は言っています。
簡単な納品については、
注文書を受け取る
↓
システムに入力
↓
納品書を出力する
↓
納品書を元にピッキング、発送
の、まさに、納品書を元にピッキング、発送から教えました。ちなみに←はさすがに私はできないので、別のスタッフが教えてました。
それができたら、システムの入力……というように、徐々にフローを増やしていきました。
その際も、いきなりマニュアルを参照してもらうのではなく、マニュアルとは別に、商品とは、販売とは、支払サイトとは、といった基本概念のわかるテキストを用意して、商品がどこからどこにいって最終的にお客様のもとに届くのかを教えてから。
今、私は1年くらい前のことを思い出しながら書いているのですが、結構気の長いことをやっていますね－！
当時は、教育担当が忙しく、「じゃあ私が面倒見るから大丈夫」と言って、鞄持ち的な立ち位置でお手伝いをしてもらい、といった偶然が重なりパワーアップできたようです。
つまづきがあった部分やわからない部分を見ながら、マニュアルを完成させていきました。
人を管理するフローをなくす
不要だったフローはすべてなくしました。
たとえばワークフローシステム。
そもそも私が担当になった時点で、決裁をルートを複雑化する意味がないと考えたのでチャットシステムやGitHub経由にしてもらい、ワークフローシステムは解約しました。（ただこれは、いずれ復活させようと思っていますが、いずれにせよ運用が重要なので、後回し）
「管理」コストを大幅に下げるのも目標のひとつ。
ですが単純に、人は管理業務よりもクリエイティブな業務に精を出すべきだと考えています。
仕事の評価、チェックは必要です。しかし、「人」の管理は不要です。
人を管理し始めると、利益を生まないにも関わらず、バックオフィス部門が力を持つことになります。それは道理としておかしいし、皆がしっかり仕事をしているならば、そもそも勤怠にしろ何にしろ、管理する、チェックする必要がないんですよね。管理を極度にせざるを得ない会社は空気が荒れます。人は居づらくなる……といいことがありません。
こういった意識は、採用についても大きな意味を持ちました。
信頼できない相手とは仕事をしない。
管理しないとパフォーマンスを出せない人とは仕事をしない。
こういう考えができたのは、個々の目標と実績についてはチェックと評価をしているからかなと思います。異常値が見つけやすいので。
社内ニートを撲滅する
業務レベルに達しなくて、何もすることのない……という時に、とりあえず何かやることがあれば……という意味でも、バックオフィスはよいかなと。
何もできることがないというのは離職を早める一因になりえます。
誰がするのか？
目下、誰でも総務ができるようにしたいと思っています。
今、いろいろな業務がかなり細かくタスクとして割り振れるようになり、極端に言うと、シナリオライターが商品管理を、というのが可能になっています。
8時間ずっと絵を描く、シナリオを書くというのはきついので、気分転換にもなるようです。
バックオフィスが必要な時
今は、経理のマニュアルを作成中です。
郵便物の仕分けからなので、総務ともまたがるんですが、そもそも簿記の知識がなくても、
GoogleSpreadsheetに入力→定期的に経理担当者が会計システムにインポート
みたいな入力業務は誰にでもできるはず。
たまに、事務でいいから入社したい、というお声をよくいただくのですが、実際のところ、上記で回っているので、必要を感じていません。
私たちの本業とは何だろうか？
と考えた時に、将来的にはバックオフィスを全て外注してもいいのかなとは思います。
今は便利なクラウドサービスがたくさん出ているので、英文事務だったり法務だったり、これからはより専門性の高いスタッフが求められていくんでしょうね。
